(ep07) การติดตั้ง OKRs ในองค์กร

ในช่วงนี้ หลายๆ องค์กรมีความสนใจที่จะนำ OKRs มาใช้ในการบริหารผลงานของตัวเอง มีคำถามหนึ่งที่ผมมักจะพบเสมอเวลาไปคุยกับองค์กรต่างๆ นั่นคือ จะเริ่มต้นเอา OKRs มาใช้ในองค์กรอย่างไร ผมเลยขอสรุปเป็นข้อหลักๆ ที่ควรจะต้องทำไว้ดังนี้ครับ

1. ทำความรู้จักก่อนว่า OKRs ว่าคืออะไร

ก่อนอื่นเลย องค์กรควรจะทำความเข้าใจเกี่ยวกับ OKRs ก่อนว่าคืออะไร เอามาใช้ทำอะไร และเหมาะกับองค์กรเราหรือเปล่า เรามีความพร้อมมากน้อยแค่ไหนที่จะเอา OKRs มาใช้ และหากต้องการเอามาใช้จริงๆ จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างเพื่อรองรับ OKRs ที่จะเอามาใช้ ซึ่งนอกจากผู้บริหารจะต้องทำความเข้าใจเรื่องนี้กันแล้ว พนักงานในองค์กรควรได้รับการชี้แจง และทำความเข้าใจเบื้องต้นก่อนว่า OKRs คืออะไร ทำไมต้องเอามาใช้ และเขาจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้อย่างไรบ้าง

2. ความมุ่งมั่นของผู้บริหารต่อ OKRs

ผู้บริหารจะมีบทบาทที่สำคัญอย่างมากต่อการนำ OKRs มาใช้ให้เกิดประโยชน์หรือไม่ ความมุ่งมั่น เอาจริงเอาจัง และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจะเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างมาก บทบาทของผู้บริหารมีตั้งแต่ การประกาศถึงความมุ่งมั่น และนโยบาย รวมถึงเหตุผลของการนำ OKRs มาใช้ในองค์กร การสนับสนุนทรัพยากรอย่างเต็มที่ การกำหนด OKRs ขององค์กร การเข้าร่วม Check-In การติดตามประเมินผล และการปรับปรุงการนำ OKRs มาใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรอย่างสม่ำเสมอด้วย

3. หาผู้รับผิดชอบหลัก หรือ OKRs Champion

การจะทำให้ OKRs เกิดขึ้นในองค์กร และสามารถขับเคลื่อนได้อย่างต่อเนื่อง จะต้องมีผู้รับผิดชอบหลัก หรือเรียกว่า OKRs Champion ซึ่งควรจะเป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย เพื่อให้สามารถขับเคลื่อนได้อย่างเต็มที่ โดยมีหน้าที่ดูแลให้มีการกำหนดเป้าหมายที่สอดคล้องกันทั้งองค์กร มีการติดตามผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง รวมถึงดูแลให้มีระบบการทำงานที่สนับสนุน OKRs ด้วย นอกจากนั้น ยังมีบทบาทในการสร้างให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนต่อ OKRs อีกด้วย

4. จัดทำ OKRs ขององค์กร และถ่ายทอดตามลำดับ

เมื่อมีการความชัดเจนว่าจะทำ มีความเข้าใจในเบื้องต้นแล้ว และมีผู้รับผิดชอบดูแลอย่างชัดเจนแล้ว ก็ควรจะลงมือทำเลย ไม่ต้องรอให้พร้อมที่สุด โดยเริ่มจากผู้บริหารระดับสูงกำหนด Company OKRs จากนั้นก็ถ่ายทอดลงมาเป็น BU/Team OKRs และ Individual OKRs ตามลำดับ

5. จัดเตรียมระบบเทคโนโลยีที่รองรับการจัดการ OKRs

องค์กรจะต้องมีการเตรียมระบบ IT ไว้รองรับตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย การติดตามผลการดำเนินงาน การทบทวน การ Check-In รวมถึงการ Feedback และ Recognition ด้วย นอกจากนั้น ระบบ IT ยังช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมด เพื่อนำประกอบการพิจารณาประเมินผลงานตอนปลายปีด้วย

6. ทำการติดตามประเมินผล

เมื่อมีการกำหนดเป้าหมายและถ่ายทอดเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติแล้ว จะต้องจัดให้มีการติดตาม ประเมินผลการทำงานอย่างต่อเนื่องด้วย ทั้งการประเมินและทบทวนตนเอง และการติดตามประเมินผลโดยหัวหน้างานที่เรียกว่า Check-In ทั้งนี้จะต้องมีการบันทึกข้อมูลการดำเนินการทั้งหมดไว้ในระบบด้วยเพื่อนำไปประกอบการประเมินผลงานตอนสิ้นปี

7. ทบทวน และปรับปรุงรูปแบบการทำ OKRs

ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบหลัก จะต้องมีการทบทวนถึงการนำ OKRs มาใช้ และแนวทางที่ทำอยู่ว่ามีปัญหา และอุปสรรคอะไรบ้าง เพื่อนำมาปรับปรุงรูปแบบที่ใช้ให้เหมาะสมกับกับองค์กร

8. สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริม OKRs

อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญ ที่จะต้องทำควบคู่กันไปกับการนำ OKRs มาใช้ คือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการนำ OKRs มาใช้ด้วย ทั้งการส่งเสริมให้เกิดความคิดแบบเติบโต (Growth Mindset) ให้กับคนในองค์กร การสร้างพื้นที่ปลอดภัยในองค์กรที่สามารถแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามได้อย่างอิสระและปลอดภัย การส่งเสริมการทำงานร่วมกัน การให้ข้อมูลป้อนกลับและการชื่นชมยินดี

ทั้งหมดเป็นขั้นตอนหลักๆ ในมุมมองของผมสำหรับองค์กรที่มีแผนจะนำเรื่อง OKRs มาใช้ในการบริหารผลงานของตนเอง เพื่อให้เกิดประโยชน์มากที่สุด และส่งเสริมให้คนในองค์กรได้พัฒนาให้มีความสามารถเพิ่มมากขึ้นด้วย