(ep03) Book Review - Objectives and Key Results

หนังสือ Objectives and Key Results

เขียนโดย Paul R. Niven และ Ben Lamorte

เป็นหนังสือ OKRs อีกเล่มที่น่าสนใจอย่างมาก ไม่แพ้กันกับ Measure What Matters ที่เขียนโดย John Doerr เลย โดยเล่มนี้ออกมาตั้งแต่ปี 2016 แล้ว ชื่อตรงตัวเลยครับ Objectives and Key Results : Driving Focus, Alignment, and Engagement with OKRs เขียนโดย Paul R. Niven และ Ben Lamorte ซึ่งทั้งคู่เป็นหุ้นส่วนของบริษัทที่ปรึกษา OKRsTraining.com ที่ให้คำปรึกษากับบริษัทต่างๆ เกี่ยวกับการนำ OKRs ไปใช้ในการบริหารงานขององค์กร

พูดง่ายๆ คือหนังสือเล่มนี้เขียนโดยที่ปรึกษาด้าน OKRs ที่เอาประสบการณ์ในการไปให้คำปรึกษากับลูกค้าที่ต่างๆ มาสรุปเป็นเรื่องราวไว้ในหนังสือเล่มนี้ ดังนั้นหนังสือเล่มนี้จึงแตกต่างไปจาก Measure What Matters ที่เนื้อหาจะเน้นไปที่ความเป็นมา แนวคิด และกรณีศึกษาต่างๆ ส่วนเล่มนี้จะเน้นไปที่กระบวนการจัดทำ OKRs มากกว่า ดังนั้น หากองค์กรไหนสนใจจะนำ OKRs มาใช้ ผมเลยแนะนำให้อ่านทั้งสองเล่มนี้ จะได้เนื้อหาที่ครบถ้วนสมบูรณ์มาก

ในหนังสือ Objectives and Key Results นี้ ได้ให้ความหมายของคำว่า OKRs ไว้ ว่าเป็น “กรอบการคิดเชิงระบบและความมุ่งมั่นอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้พนักงานได้ทำงานร่วมกัน ในการดำเนินงานที่สามารถวัดได้ เพื่อขับเคลื่อนองค์กรให้ไปข้างหน้า” ซึ่งจากความหมายนี้ จะเห็นได้มีคำที่สำคัญอยู่ 5 คำ ได้แก่ คิดเชิงระบบ ความมุ่งมั่นต่อเนื่อง การทำงานร่วมกัน การวัดผลการดำเนินงาน และการขับเคลื่อนไปข้างหน้า

กระบวนการจัดทำ OKRs จะเป็นการดำเนินการอย่างเป็นระบบ ผ่านการคิดและวิเคราะห์อย่างเป็นขั้นเป็นตอนที่ชัดเจน ซึ่งต้องการความมุ่งมั่นและความอดทนของทั้งผู้บริหารและทุกคนในองค์กรอย่างต่อเนื่องด้วย รวมไปถึงเป็นการทำงานร่วมกันทั้งองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงพนักงานทุกคน ในการกำหนดเป้าหมาย และการดำเนินงานร่วมกันทั้งองค์กร นอกจากนั้น จะต้องมีการติดตามวัดผลอย่างใกล้ชิดและต่อเนื่อง และช่วยกันผลักดันให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าผ่านเป้าหมายที่ท้าทายอยู่เสมอ

ทั้งนี้ Objectives หรือ วัตถุประสงค์จะมีลักษณะที่สำคัญ ประกอบด้วย วัตถุประสงค์ที่กำหนดขึ้นจะต้องสร้างให้เกิดแรงบันดาลใจ (Inspirational) กับคนในองค์กร สามารถบริหารจัดการและควบคุมได้โดยทีมงาน (Controllable by the team) เป็นวัตถุประสงค์ที่ช่วยสร้างให้เกิดคุณค่าทางธุรกิจ (Provides Business Value) สามารถทำให้สำเร็จได้ ถึงจะมีความท้าทายอย่างมากก็ตาม (Attainable) รวมถึงสามารถดำเนินการได้ภายในไตรมาส (Doable in a Quarter) และสุดท้ายเป็นการตั้งเป้าหมายในเชิงคุณภาพ (Qualitative)

อันสุดท้ายนี้โดยส่วนตัวของผมอาจจะเห็นต่างเล็กน้อย ผมว่าวัตถุประสงค์ควรจะเป็นเป้าหมายทั้งในเชิงคุณภาพ (Qualitative) และในเชิงปริมาณ (Quantitative) ด้วย เพื่อให้สามารถวัดความสำเร็จได้อย่างชัดเจน

ส่วน Key Results หรือผลลัพธ์ที่สำคัญ จะประกอบด้วย การเป็นเป้าหมายที่มีความทะเยอทะยาน นั่นคือจะต้องมีความท้าทาย และต้องการผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน (Aspirational) เปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการกำหนด เพื่อให้เกิดความรู้สึกร่วมของความเป็นเจ้าของ และมีความรับผิดชอบต่อเป้าหมายที่กำหนดขึ้นมา (Owned) รวมถึงมีการติดตามความก้าวหน้าเป็นประจำ (Progress based) มีความสอดคล้องไปในทางเดียวกัน (Aligned) ทั้งในแนวดิ่งจากผู้บริหารลงมาถึงระดับบุคคล และแนวราบระหว่างหน่วยงานด้วยกัน มีความเฉพาะเจาะจง (Specific) นอกจากนั้นยังช่วยส่งเสริมให้เกิดพฤติกรรมที่ถูกต้องในองค์กร (Drive the right behavior) ด้วย และสุดท้าย ผลลัพธ์ที่สำคัญจะต้องเป็นเป้าหมายในเชิงปริมาณ (Quantitative)

ในหนังสือยังได้แนะนำด้วยว่า การที่องค์กรจะนำ OKRs มาใช้ จะต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดีถึงจะประสบความสำเร็จได้ โดยการดำเนินงาน OKRs จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนที่สำคัญ ประกอบด้วย การวางแผน (Planning) และการพัฒนา (Development)

การวางแผน จะประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ ได้แก่

1. การสนับสนุนอย่างจริงจังและต่อเนื่องของผู้บริหารระดับสูงที่มีต่อ OKRs

2. ตอบคำถามตัวเองให้ได้ก่อนว่าทำไมถึงต้องทำ OKRs

3. พิจารณาว่าเราจะเริ่มทำ OKRs กันที่จุดไหนก่อน จะทำทั้งบริษัทเลยไหม หรือจะเลือกทำเฉพาะบางหน่วยงานหรือบางโครงการก่อน และ

4. มีการจัดทำแผนการนำ OKRs มาใช้ในองค์กรอย่างเป็นระบบ

ส่วนการพัฒนา จะมีขั้นตอนที่สำคัญ ได้แก่

1. การให้ความรู้เกี่ยวกับ OKRs กับคนทั้งองค์กร จะได้เข้าใจตรงกันว่าคืออะไร เอาไว้ทำอะไร และจะมีขั้นตอนการทำอย่างไรบ้าง

2. การจัดทำหรือยืนยันในพันธกิจ วิสัยทัศน์ และกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งจะใช้เป็นกรอบในการพิจารณาวัตถุประสงค์ขององค์กรต่อไป

3. การสร้าง OKRs ในระดับองค์กร

4. การสื่อสาร OKRs ให้เกิดการรับรู้และเข้าใจทั่วทั้งองค์กร

5. การเฝ้าติดตามและการวัดผล OKRs ที่เกิดขึ้น และ

6. การรายงานผลลัพธ์เมื่อสิ้นสุดในแต่ละไตรมาส

นอกจากนั้นแล้ว ในหนังสือเล่มนี้ยังพูดถึงกระบวนในการจัดทำ OKRs ว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง ซึ่งในหนังสือจะเรียกว่า CRAFT Model เพราะมาจากคำว่า Create Refine Align Finalize และ Transmit

Create จะเป็นการร่างวัตถุประสงค์ระดับองค์กร (Company Objectives) จำนวน 1-3 เรื่อง และกำหนดผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Results) ที่ท้าทาย จำนวน 1-3 เรื่องต่อวัตถุประสงค์ ส่วน Refine จะเป็นการนำเสนอร่างของ OKRs ที่ได้ให้กับทีมทั้งหมดได้รับทราบ

Align จะเป็นการพิจารณาถึงการเชื่อมโยงกันของผลลัพธ์ที่สำคัญระหว่าง OKRs ของหน่วยงานหรือทีมต่างๆ ว่ามีความสอดคล้องไปในทางเดียวกันหรือไม่ และมีการปรับแก้ไขหากพบว่ามีปัญหาเกิดขึ้น Finalize จะเป็นการนำเสนอ OKRs เพื่อการอนุมัติ และสุดท้าย Transmit จะเป็นการสื่อสาร OKRS ให้มีความชัดเจน สามารถเข้าใจได้

เมื่อมีการจัดทำ OKRs ในระดับบริษัทแล้ว ก็จะมีการถ่ายทอด OKRs ลงไปยังหน่วยงานหรือระดับงานต่างๆ ในบริษัทตั้งแต่ Company OKRs ลงมายัง Business Unit OKRs หรือระดับหน่วยธุรกิจ มายัง Team OKRs หรือระดับทีมงาน และสุดท้ายลงมาถึงระดับ Individual OKRs หรือระดับบุคคล

ทั้งนี้ ประเด็นสำคัญของการทำ OKRs ก็คือการเชื่อมโยงและสอดคล้องกัน ซึ่งในหนังสือได้อธิบายว่า การกำหนด OKRs จะมีการเชื่อมโยงกันใน 2 ทิศทาง นั่นคือ การเชื่อมโยงในแนวตั้ง หรือ Vertical Alignment ตั้งแต่ระดับบริษัท ลงมาที่ระดับหน่วยธุรกิจหรือทีม มาจนถึงระดับบุคคล และการเชื่อมโยงในแนวราบ หรือ Horizontal Alignment ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงกันของ OKRs ระหว่างหน่วยงานต่างๆ เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายวิศวกรรม และอื่นๆ

โดยวงรอบของการดำเนินงานของ OKRs ในแต่ละครั้งจะเป็น 3 เดือนเช่นเดียวกัน ซึ่งการติดตามผลการดำเนินงานของ OKRs ในหนังสือได้แนะนำว่าจะแบ่งออกเป็น 3 ช่วง ประกอบด้วย การประชุมทุกวันจันทร์ การติดตามรอบ 6 สัปดาห์ หรือเรียกว่า Mid-Quarter Check-In และสุดท้ายการทบทวนเมื่อสิ้นสุดไตรมาส หรือ Quarterly review ซึ่งในทางปฏิบัติก็ไม่จำเป็นต้องทำตามหนังสือทั้งหมดนะครับ เราอาจจะปรับความถี่ในการทบทวนให้เหมาะสมกับองค์กรของเราอีกทีก็ได้

คำถามคือเมื่อสิ้นสุดไตรมาสที่จะต้องมีการทบทวนนั้น จะต้องทบทวนในประเด็นอะไรบ้าง ในหนังสือก็ได้แนะนำไว้ว่าควรจะคุยกันในเรื่องต่อไปนี้

• การกำหนดตารางในการทบทวนให้เหมาะสม และจริงจัง

• การบริหารความคาดหวัง

• ข้อมูลความเห็นจากทุกๆคนที่เกี่ยวข้อง

• การถามคำถามง่ายๆ เพื่อให้สามารถเริ่มต้นการสนทนาได้อย่างสะดวก

• การสำรวจประเด็นต่างๆ ที่เกิดขึ้น โดยการใช้คำถาม 5Whys

• การเรียนรู้จากความผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดขึ้นในรอบไตรมาส

• หัวหน้าควรเป็นผู้ฟังที่ดี และเปิดโอกาสให้ทีมงานได้เป็นผู้พูดเป็นหลัก

และสุดท้ายในหนังสือเล่มนี้ได้มีการสรุปประเด็นที่สำคัญๆ ของ OKRs เอาไว้ว่ามีทั้งหมด 10 ประเด็นที่สำคัญ ประกอบด้วย

1) ก่อนที่จะเริ่มสร้าง OKRs ในองค์กร

1.1 ทำความเข้าใจก่อนว่าทำไมถึงต้องทำ OKRs

1.2 ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างมุ่งมั่นและต่อเนื่อง

1.3 จัดให้มีการอบรม OKRs เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง ตรงกัน

1.4 ให้แน่ใจว่าได้มีการกำหนดกลยุทธ์ขององค์กรไว้แล้ว เพื่อเป็นทิศทางขององค์กรที่ชัดเจน

2) ในระหว่างการจัดทำ OKRs

2.1 ทำการกำหนดวัตถุประสงค์เชิงปริมาณ

2.2 หลีกเลี่ยง OKRs ที่กำหนดมาโดยผู้บริหารทั้งหมด แต่เปิดโอกาสให้พนักงานต่างๆ ได้เข้ามามีส่วนร่วมในการพิจารณาว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่องค์กรต้องการ

2.3 ระวังปัญหาต่างๆ ที่เกี่ยวกับผลลัพธ์ที่สำคัญ เช่น มีมากเกินไป การเลือกผลลัพธ์ที่สำคัญที่ไม่มีคุณภาพ หรือกำหนดในรูปของภารกิจ แทนที่จะเป็นผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น

2.4 การใช้ระบบการให้คะแนนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้า และความสำเร็จของเป้าหมายต่างๆ ที่เรากำหนดขึ้น

3) เมื่อ OKRs ได้สร้างขึ้นมาแล้ว

3.1 หลีกเลี่ยงภาวะ Set It and Forget It ซึ่งถือเป็นปัญหาที่สำคัญของระบบการวัดผลการดำเนินงานที่ผ่านมา ที่เมื่อมีการกำหนดเป้าหมายในตอนต้นปีแล้ว หลังจากนั้นก็ไม่สนใจอีกเลย แล้วไปประเมินผลกันอีกทีตอนปลายทีเดียว แต่การทำ OKRs เมื่อกำหนดขึ้นมาแล้ว จะต้องเอาใจใส่และติดตามความก้าวหน้า รวมถึงผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นอย่างใกล้ชิด และคล่องตัว เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและทันต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

3.2 ความล้มเหลวในการเชื่อมโยง OKRs เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกันในองค์กร ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้การนำ OKRs มาใช้ไม่สำเร็จ นั่นคือไม่สามารถเชื่อมโยง OKRs ในระดับต่างๆ ให้สอดคล้องไปในทางเดียวกันได้ รวมถึงขาดการเชื่อมโยง OKRs ระหว่างหน่วยงานต่างๆ ที่มีการทำงานเกี่ยวข้องกัน หรือสนับสนุนกันและกัน

ทั้งหมดเป็นบางส่วนของหนังสือเล่มนี้ เท่าที่ผมสนใจและลองสรุปมา จริงๆ แล้ว ในหนังสือยังมีอีกหลายประเด็น ไม่ว่าการกำหนดวิสัยทัศน์และพันธกิจ การพิจารณาซอฟท์แวร์ที่จะนำมาใช้ใน OKRs หรือการสัมภาษณ์องค์กรต่างๆ ที่มีการนำ OKRs ไปใช้