(ep16) OKRs & KPI

คำว่า KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator หรือในภาษาไทยว่า ดัชนีวัดผลการดำเนินงานที่สำคัญ ซึ่งจะเป็นการกำหนดขึ้นมาเพื่อนำมาใช้ในการติดตามผลการดำเนินงานขององค์กรในด้านต่างๆ

KPI จะเป็นการวัดในสิ่งที่สำคัญ หรือเป็น Key กับองค์กร ที่สอดคล้องกับเป้าหมาย และความต้องการขององค์กร รวมถึงกับความสำเร็จที่องค์กรต้องการเห็นในเรื่องนั้นๆ ด้วย ทั้งนี้ในการนำ KPI มาใช้ในองค์กร มักจะนำมาใช้ในการวัดอยู่ 2 ระดับ คือ ระดับกลยุทธ์ (Strategic) และระดับปฏิบัติการ (Operation)

ในระดับกลยุทธ์ จะเป็นการวัดผลการดำเนินงานที่สอดคล้องกันกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ แผนกลยุทธ์ และแผนปฏิบัติการต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้ ว่าองค์กรต้องการพัฒนาไปในทิศทางใด หรือต้องการเปลี่ยนแปลงในเรื่องอะไรบ้าง และจะวัดความสำเร็จของสิ่งที่ทำนั้นได้อย่างไร ก็จะกำหนดเป็น KPI ขึ้นมา ซึ่งการวัดในลักษณะนี้ จะเป็นลักษณะชั่วคราวตามกรอบเวลาการดำเนินงานของแผนกลยุทธ์ และแผนปฏิบัติการนั้นๆ

ส่วนในระดับปฏิบัติการ จะเป็นการวัดผลการดำเนินงานของกระบวนการต่างๆ ในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการนั้น จะให้ผลลัพธ์ ทั้ง Output และ Outcome ได้อย่างที่ต้องการ รวมถึงยังมีการนำ KPI ไปใช้ในการวัดภายในกระบวนการด้วย ที่เรียกว่า In process KPI เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการเหล่านั้นมีการดำเนินงานอย่างที่กำหนดไว้ และจะได้ผลลัพธ์อย่างที่ต้องการด้วย ซึ่งการนำ KPI มาใช้ในลักษณะนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นการวัดอย่างต่อเนื่อง และเป็นประจำ (Routine) โดยอาจจะมีเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมบ้าง เมื่อมีการปรับปรุงกระบวนการ หรือมีการออกแบบกระบวนการใหม่

กลับมาดูในส่วนของ OKRs ซึ่ง O หรือ Objective จะมาจาก สิ่งที่องค์กรต้องการให้ประสบความสำเร็จที่สอดคล้องกันกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร ส่วน KR หรือ Key Results จะเป็นตัวบอกว่าการดำเนินงานได้นำไปสู่ความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือไม่

ซึ่งการจะบอกได้ว่าสำเร็จหรือไม่นั้น จะต้องมีการกำหนดเป็นตัววัด (Indicator) ที่ชัดเจน ว่าจะวัดจากอะไร และวัดอย่างไร รวมถึงผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นเท่าไหร่ (Target หรือ Goal) ซึ่งการวัดความสำเร็จของ KR หรือผลลัพธ์ที่สำคัญนั้น ก็คือการเลือก KPI ที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องนั่นเอง

จะเห็นได้ว่า KPI ก็คือ KR ใน OKRs นั่นเอง โดยเป็น KPI ที่ใช้วัดว่าได้ Objective อย่างที่ต้องการหรือไม่ รวมถึงในแต่ละ Objective ก็จะกำหนด KR ไม่กี่ตัว ซึ่งก็สอดคล้องกันกับ KPI ที่ให้วัดในเรื่องที่สำคัญๆ เท่านั้น ส่วนที่ไม่สำคัญก็ไม่จำเป็นต้องวัด

ดังนั้น สำหรับองค์กรที่มีการใช้ KPI อยู่แล้ว ไม่จำเป็นที่จะต้องยกเลิก KPI ไปทั้งหมด อย่างที่มีการบอกว่าจะเอา OKRs มาแทน KPI เพราะจริงๆ แล้ว OKRs จะถูกนำมาใช้ควบคู่กันกับ KPI มากกว่า

โดยการวัดผลความสำเร็จในระดับกลยุทธ์ เราจะใช้ OKRs ที่มี KPI อยู่ใน KR ส่วนในระดับปฏิบัติการ เราก็จะยังคงใช้ KPI ตามเดิม (เพียงแต่อาจจะมาทบทวนกันหน่อย ว่าที่วัดกันทุกวันนี้ เป็นเรื่องสำคัญ หรือ Key จริงหรือเปล่า)

มีตัวอย่างหนึ่งน่าสนใจ เล่าว่า ที่พิพิธภัณฑ์แห่งหนึ่ง ปกติจะมีการเก็บข้อมูลเป็นประจำเกี่ยวกับ จำนวนของคนเข้าชม และ จำนวนเงินบริจาคที่ได้รับ ซึ่งตรงนี้ถือเป็น KPI ในระดับปฏิบัติการ ที่เป็นเป้าหมายหลักของกระบวนการ และมีการวัดกันเป็นประจำอยู่แล้ว

พิพิธภัณฑ์แห่งนี้ ได้มีการกำหนดวัตถุประสงค์ (Objective) ที่ต้องการเป็น “พิพิธภัณฑ์ที่มีการเชื่อมโยงกันกับชุมชนโดยรอบให้มากขึ้น” ดังนั้นจึงได้มีการกำหนด ผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Results – KR) ไว้ว่า

(1) มีจำนวนผู้เข้าชมที่มาจากคนในชุมชนประจำเดือน เพิ่มขึ้น 30% และ

(2) เป็นเจ้าภาพในการจัดงานเกี่ยวกับชุมชนที่จะช่วยดึงดูดเงินบริจาคจากชุมชน จำนวน 2 งาน

จะเห็นได้ว่า KR ทั้ง 2 เรื่องที่กำหนดขึ้น ก็มีลักษณะเป็น KPI แบบหนึ่ง และมีการเชื่อมโยงกัน หรือสนับสนุนกันกับ KPI ระดับปฏิบัติการทั้งสองเรื่องที่เป็นเรื่องหลักอีกด้วย

ดังนั้น การนำ OKRs มาใช้ จะไม่ได้เอามาทดแทน KPI ทั้งหมด เหมือนอย่างที่บางคนเข้าใจ แต่จะเอาใช้งานร่วมกัน และเป็นการนำ KPI ที่กำหนดขึ้นทั้งในระดับกลยุทธ์ และปฏิบัติการ มาบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย โดยมีการยกเลิก KPI ที่ไม่จำเป็น และทำให้ KPI ที่วัดสร้างให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้อย่างแท้จริง