การบริหารผลงานด้วย OKRs และ KPI

เป็นคำถามที่มักจะถูกถามเป็นประจำ ถึงความเหมือนและแตกต่างระหว่าง OKRs และ KPI ว่าเป็นอย่างไรบ้าง บางคนเข้าใจว่าเมื่อนำ OKRs มาใช้ จะสามารถยกเลิก KPI ที่ใช้ได้เลย ถึงขนาดมีคำพูดที่ว่า “OKRs นั้นเกิดมาเพื่อฆ่า KPI” กันเลยทีเดียว

ก่อนที่จะอธิบายถึงความเหมือนหรือความแตกต่าง ขอเริ่มต้นทำความเข้าใจก่อนว่า เวลาที่เราพูดถึงคำว่า KPI ที่จะนำมาเปรียบเทียบกับ OKRs นั้น เรากำลังหมายถึง ระบบ KPI หรือถ้าจะพูดให้เต็มๆ ว่า ระบบบริหารผลงานด้วย KPI จะตรงกว่า

เพราะคำว่า KPI นั้นมาจากคำเต็มว่า Key Performance Indicator หรือดัชนีวัดผลการดำเนินงานที่สำคัญ นั่นคือ หากเราต้องการรู้ว่าสิ่งที่เราทำ ดีหรือไม่ดี มีผลเป็นอย่างไร เราจะกำหนดดัชนีวัดหรือตัวชี้วัด (Indicator) ที่สอดคล้องกับประเด็นที่เราอยากรู้ขึ้นมา เพื่อใช้ในการวัดและบอกถึงสิ่งที่เกิดขึ้น ส่วนจะดีหรือไม่ดี ก็ขึ้นอยู่กับว่าเราตั้งเป้าหมายของดัชนีวัดนั้นไว้เท่าไหร่ ถ้าได้ตามเป้าหมาย แสดงว่าเราทำผลงานออกมาได้ดี ถ้าไม่ได้ตามเป้าหมาย แสดงว่ายังไม่ดี ต้องไปปรับปรุงแก้ไขต่อไป

เพราะฉะนั้น KPI ในลักษณะนี้จะทำหน้าที่บอกผลลัพธ์ของการทำงาน ซึ่งในการบริหารผลงานด้วย OKRs เมื่อต้องการกำหนดผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Results) เพื่อบอกว่าเราสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ (Objectives) ที่กำหนดไว้หรือไม่นั้น รูปแบบหนึ่ง เราจะใช้ KPI ที่มีการกำหนดค่าเป้าหมายไว้ชัดเจนมากำหนดเป็น Key Results ซึ่งจะเรียกรูปแบบนี้ว่า Metric หรือ Value (อีกรูปแบบหนึ่งของ Key Results จะกำหนดในลักษณะของ Project หรือ Activity ที่มีการกำหนดกรอบเวลาที่จะต้องแล้วเสร็จอย่างชัดเจน หรือเรียกว่า Milestone)

ดังนั้น ไม่ว่าเราจะใช้การบริหารผลงาน (Performance Management) ในรูปแบบไหนก็ตาม เช่น OKRs Balanced Scorecard 4Dx OGSM หรือ V2MOM เราก็จะใช้ KPI สำหรับการวัดความสำเร็จหรือไม่สำเร็จของสิ่งที่เราต้องการทั้งนั้น

กลับมาที่ KPI ที่คนส่วนใหญ่มักจะนำมาเปรียบเทียบกับ OKRs หรือระบบ KPI นั้น เป็นรูปแบบของการบริหารผลงานแบบหนึ่งที่มีการใช้มาอย่างยาวนาน ผมเองก็ใช้รูปแบบนี้มาตั้งแต่เริ่มทำงานในองค์กร หรือมากกว่า 20 ปีแล้ว จริงๆ แล้ว การบริหารผลงานด้วย KPI หรือระบบ KPI ที่เราเรียกกันนั้น พัฒนามาจากแนวทางการบริหารผลงานที่เรียกว่า Management by Objectives (MBO) หรือ การบริหารด้วยวัตถุประสงค์ นั่นเอง

MBO ได้รับการพัฒนาขึ้นมาตั้งแต่ปี 1954 โดยกูรูด้านบริหารจัดการระดับโลกอย่าง Peter F Drucker จนเป็นที่รู้จักและนำมาใช้กันไปทั่วโลก แต่หลายๆ องค์กรได้มีการนำมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับองค์กร จนมีแนวทางที่แตกต่างไปจาก MBO เดิมๆ อย่างเช่น OKRs ที่ Andy Grove นำมาปรับเปลี่ยนหลายประเด็น ก่อนที่จะนำมาใช้ใน Intel และผู้บริหารของ Google ได้นำมาใช้จนเป็นที่รู้จักกันในปัจจุบัน

ในขณะที่การบริหารผลงานด้วย KPI หรือระบบ KPI จะยังคงรูปแบบและลักษณะสำคัญของ MBO เอาไว้อย่างมาก (อาจจะมีการปรับเปลี่ยนบ้างเล็กน้อยในแต่ละองค์กร) และเป็นรูปแบบที่องค์กรส่วนใหญ่นำมาใช้กันในปัจจุบัน และหลายๆ องค์กรพบว่าระบบ KPI ที่ตัวเองใช้อยู่ ไม่สามารถตอบโจทย์ที่จะช่วยสร้างความสำเร็จได้ในปัจจุบัน จึงเริ่มให้ความสนใจกับแนวทางการบริหารผลงานในรูปแบบอื่นๆ และหนึ่งในนั้นก็คือ OKRs

ในการเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง การบริหารผลงานด้วย KPI (ขอเรียกสั้นๆ ว่า KPI) และการบริหารผลงานด้วย OKRs (OKRs) จะแบ่งออกได้เป็น 6 ประเด็นที่สำคัญ ได้แก่ การกำหนดเป้าหมาย กรอบเวลา การติดตามผลการดำเนินงาน การปรับเปลี่ยน การเปิดเผย และการประเมินผลงานพนักงาน

1. การกำหนดเป้าหมาย

ประเด็นแรกคือแนวทางในการกำหนดเป้าหมาย โดยระบบ KPI จะมีการกำหนดเป้าหมายในแบบ Top Down เพียงอย่างเดียว นั่นคือ เป้าหมายขององค์กร จะถูกกำหนดขึ้นโดยผู้บริหารระดับสูง ที่จะพิจารณาว่าในแต่ละปี ต้องการให้องค์กรประสบความสำเร็จในเรื่องอะไรบ้าง ก็จะกำหนดออกมาในรูปแบบของ Corporate KPI ที่ครอบคลุมเรื่องต่างๆ รวมถึงค่าเป้าหมายที่ต้องการเมื่อถึงสิ้นปี

จากนั้นจะนำเป้าหมายประจำปี มาถ่ายทอดและกำหนดเป็นเป้าหมายในระดับหน่วยงาน หรือ Department KPI รวมถึงค่าเป้าหมายที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และเช่นกัน บางองค์กรก็จะมีการกำหนดต่อไปถึงเป้าหมายระดับบุคคล หรือ Individual KPI ว่าในแต่ละปี พนักงานจะต้องทำงานให้บรรลุเป้าหมายในเรื่องอะไรบ้าง ซึ่งเป้าหมายหรือ KPI เหล่านี้มักจะถูกนำมาใช้ในการประเมินผลงานของพนักงานเมื่อสิ้นปีด้วย

จะเห็นได้ว่ารูปแบบการบริหารผลงานด้วย KPI นี้ ผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้คิด กำหนด และถ่ายทอดลงไปยังพนักงาน ส่วนพนักงานจะเป็นผู้นำสิ่งที่กำหนดไปปฏิบัติให้ได้ผลตามที่ผู้บริหารต้องการ

ในขณะที่การบริหารผลงานด้วย OKRs จะเป็นการผสมผสานของการกำหนดเป้าหมายทั้งแบบ Top Down และ Bottom Up นั่นคือ ผู้บริหารระดับสูงจะกำหนดเป้าหมาย หรือสิ่งที่องค์กรต้องการให้สำเร็จ หรือ Objective (O) ขึ้นมา ส่วนการพิจารณาเพื่อกำหนด Key Results (KR) ว่าจะต้องทำอะไรให้ได้เท่าไหร่นั้น จะเปิดโอกาสให้ผู้บริหารระดับหน่วยงานหรือพนักงานได้เข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนด

เช่นเดียวกัน ในการกำหนดทั้งวัตถุประสงค์ (O) และผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Results) ของทั้งระดับหน่วยงาน (Department OKRs) และระดับบุคคล (Individual OKRs) จะเปิดโอกาสให้พนักงานได้กำหนดเองว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้สอดคล้องกับทิศทางหรือเป้าหมายขององค์กร และนำเสนอเพื่อมาพิจารณาร่วมกันกับผู้บริหารต่อไป

การมีส่วนร่วมของพนักงาน นอกจากจะช่วยทำให้ได้ความคิดใหม่ๆ ที่อาจจะเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรแล้ว ยังช่วยทำให้พนักงานเกิดความภูมิใจที่ได้มีส่วนร่วม เกิดความตระหนักและทุ่มเทในการทำงาน รวมถึงมีความรับผิดชอบในการทำงานเพิ่มมากขึ้นด้วย

.

โดยสรุปก็คือ ระบบ KPI จะเน้นการกำหนดเป้าหมายแบบ Top Down ส่วน OKRs จะมีทั้ง Top Down และ Bottom Up ผสมผสานกัน

2. กรอบเวลา

ในการบริหารผลงานด้วย KPI จะกำหนดกันเป็นรายปี นั่นคือพอถึงช่วงสิ้นปี ก็จะมาวางแผนกันว่าปีหน้าจะตั้งเป้าหมายในเรื่องอะไรบ้าง อาจจะมีการทบทวนกันในช่วงครึ่งปี และจะมาสรุปรวมถึงตั้งเป้าหมายกันอีกครั้งเมื่อถึงสิ้นปี ซึ่งกรอบเวลานี้อาจจะเหมาะสมกับการบริหารงานในอดีต แต่สภาพในปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว การวางแผนรายปี อาจจะทำให้องค์กรไม่สามารถปรับตัวได้ทัน

ในขณะที่ OKRs จะมีการดำเนินงานที่สั้นและคล่องตัวกว่า นั่นคือ รอบเวลาของการกำหนด OKRs ในองค์กรส่วนใหญ่จะทำทุกๆ 3 เดือน หรือเป็นรายไตรมาส (มีบางองค์กรอาจจะกำหนดเป็นราย 6 เดือน) ซึ่งจะทำให้องค์กรได้มีโอกาสทบทวนบ่อยขึ้นว่าจะทำเรื่องอะไรดี หรือจะตั้งเป้าหมายในเรื่องอะไรบ้าง ที่สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ ซึ่งเรื่องที่องค์กรเลือกมาทำนั้น จึงเป็นเรื่องที่มีทั้งความสำคัญ และความเร่งด่วนสำหรับองค์กร

โดยสรุปคือ KPI จะเป็นการดำเนินการรายปี ส่วน OKRs จะเป็นรายไตรมาส (หรือราย 6 เดือน)

3. การติดตามผลการดำเนินการ

ในการกำหนดเป้าหมายรายปีแบบ KPI มักจะมีการติดตามผลการดำเนินงานกันเมื่อถึงสิ้นปี (หรือบางองค์กรอาจจะมีการทบทวนในช่วงกลางปีเพิ่มเข้ามา) ซึ่งมักจะเป็นการแจ้งเพื่อทราบมากกว่าว่าผลลัพธ์เป็นอย่างไร แต่จะไม่สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ทัน รวมถึงไม่สามารถเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้นได้ เนื่องจากเว้นระยะเวลามานาน ทำให้จำไม่ได้แล้วว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง

ในขณะที่ OKRs จะเน้นให้มีการติดตามผลการดำเนินงานอย่างใกล้ชิด และหลากหลายรูปแบบ ไม่จำกัดช่วงเวลาที่แน่นอน ขึ้นอยู่กับลักษณะของเรื่องที่เป็นเป้าหมายว่ามีความสำคัญและมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นมากน้อยเพียงใด บางเรื่องอาจจะต้องมีการทบทวนและติดตามผลการดำเนินงานกันทุกวัน บางเรื่องเป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือน หรือรายไตรมาส

การทบทวนผลการดำเนินงานอย่างใกล้ชิด และสอดคล้องกับสภาพการทำงาน จะช่วยให้พนักงานสามารถตัดสินใจปรับเปลี่ยนการทำงานได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังช่วยให้พนักงานได้มีการทบทวน และวิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้น ว่าสิ่งไหนทำได้ดี สิ่งไหนที่จะต้องได้รับการปรับปรุง ได้เรียนรู้อะไรจากสิ่งที่ทำบ้าง ส่งผลให้พนักงานได้มีการพัฒนาศักยภาพของตัวเองให้เพิ่มมากขึ้นด้วย

นอกจากนั้น การติดตามผลการดำเนินงานของ OKRs ยังมีทั้งแบบการประเมินตนเอง (Self-assessment) การประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งกับหัวหน้า (1-on-1 Meeting) การประชุมของหน่วยงานหรือกลุ่มงาน (Group Meeting) และการประชุมร่วมของทั้งองค์กร (Townhall Meeting)

โดยสรุป KPI จะมีการทบทวนเมื่อสิ้นปี (หรือกลางปี) แต่ OKRs จะมีการทบทวนได้ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส

4. การปรับเปลี่ยน

.

ในการกำหนดเป้าหมายเป็นรายปีของ KPI มักจะไม่มีการปรับเปลี่ยนทั้งหัวข้อที่วัด และค่าเป้าหมายในระหว่างปี แต่จะดำเนินการปรับเปลี่ยนเมื่อถึงสิ้นปีแล้วเท่านั้น (บางองค์กรยอมให้มีการปรับเปลี่ยนได้ แต่ไม่มากนัก) รวมถึงระบบ KPI ยังมีข้อจำกัดเรื่องความคล่องตัวในการปรับเปลี่ยนด้วย ทำให้เมื่อสถานการณ์มีการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้องค์กรต้องทำเรื่องที่ไม่จำเป็น โดยไม่เกิดประโยชน์กับองค์กร ส่วนที่เรื่องที่จำเป็น ก็ไม่ได้ทำ เพราะไม่ได้กำหนดเอาไว้ในแผนประจำปี ทำให้องค์กรเกิดความเสียหาย หรือขาดโอกาสดีๆ ไปได้

ส่วน OKRs จะสามารถปรับเปลี่ยนสิ่งที่ทำได้ตลอดเวลา ถ้าพบว่าไม่มีความจำเป็นกับองค์กรแล้ว หรือหากดำเนินการได้ตามเป้าหมายแล้ว ก็สามารถยกเลิกไม่ดำเนินการต่อ หรือขยายเป้าหมายให้เพิ่มสูงขึ้นได้ทันที ไม่ต้องรอให้ถึงสิ้นปีแล้วค่อยมาเปลี่ยนเป้าหมาย นอกจากนั้น หากพบว่ามีเรื่องใหม่ๆ ที่น่าสนใจ หรือจำเป็นที่จะต้องทำ ก็สามารถเพิ่มเข้ามาในแผนได้ทันที โดยการทบทวนและปรับเปลี่ยน จะเกิดขึ้นได้ในทุกๆ ครั้งที่มีการทบทวนผลการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส

.

โดยสรุป KPI จะขาดความคล่องตัวในการปรับเปลี่ยนเป้าหมาย ส่วน OKRs จะสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา

5. การเปิดเผย

โดยทั่วไป ถ้าเป็นระบบ KPI พนักงานมักจะรู้แต่เป้าหมายของตัวเราเอง หรือบางทีก็อาจจะได้รู้เป้าหมายของหน่วยงานที่เราทำอยู่ แต่จะมีโอกาสรับรู้เป้าหมายขององค์กรหรือของหน่วยงานอื่นน้อยมาก ส่งผลให้พนักงานไม่สามารถรู้ได้ว่าองค์กรจะมีทิศทางไปทางไหน มุ่งเน้นในเรื่องอะไร และอะไรเป็นเรื่องสำคัญหรือไม่สำคัญในช่วงนี้ รวมถึงไม่เข้าใจว่าเป้าหมายของตัวพนักงานเอง มีความเชื่อมโยงกับองค์กร และเพื่อนร่วมงานคนอื่นอย่างไร ส่งผลทำให้พนักงานทุกคนเน้นที่จะสร้างความสำเร็จเฉพาะตัว โดยอาจจะไม่สนใจที่จะไปช่วยเหลือ หรือให้ความร่วมมือกับคนอื่น รวมถึงอาจทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างกันได้ด้วย

ในขณะที่แนวทางของ OKRs จะให้มีการเปิดเผย OKRs ในทุกระดับตั้งแต่ระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคล ให้กับพนักงานองค์กรได้รับรู้อย่างทั่วถึง การเปิดเผยอย่างโปร่งใสนี้ จะช่วยให้ทุกคนในองค์กร รับรู้ถึงทิศทางองค์กรว่าต้องการจะมุ่งไปทางไหนได้ตรงกัน รวมถึงช่วยจัดลำดับความสำคัญในการทำงานของพนักงานแต่ละคนว่าควรจะทำอะไรก่อน อะไรหลัง และยังช่วยส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกัน การแบ่งปันทรัพยากรในการทำงานระหว่างกัน ลดการทำงานซ้ำซ้อน สามารถนำความเก่ง ความเชี่ยวชาญที่พนักงานมีมาช่วยให้การทำงานของหน่วยงานต่างๆ รวมถึงองค์กรให้สามารถบรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ

โดยสรุป เป้าหมายต่างๆ ใน KPI จะเป็นความลับ รู้เฉพาะของตัวเอง แต่ OKRs จะมีการเปิดเผยให้ทุกคนได้รับรู้ OKRs ของทุกคน

6. การประเมินผลงานพนักงาน

ในการบริหารผลงานด้วย KPI พนักงานจะพยายามตั้งค่าเป้าหมายในเรื่องต่างๆ ให้ไม่มากนัก หรือที่มั่นใจว่าทำได้อย่างแน่นอน หากเป็นเป้าหมายที่มีความยาก ท้าทาย และไม่มั่นใจว่าจะทำได้หรือไม่ พนักงานมักจะไม่เห็นด้วย หรือพยายามที่จะต่อรองให้อยู่ในระดับที่ตนเองสามารถทำได้เมื่อถึงสิ้นปี เพราะการทำได้หรือไม่ได้ตามเป้าหมายนั้น จะมีผลต่อการขึ้นเงินเดือน หรือโบนัสของตัวเอง

.

นั่นก็เพราะ องค์กรส่วนใหญ่จะมีการนำผลการดำเนินงานตาม KPI ของพนักงาน มาใช้ในการประเมินผลงานของพนักงานเมื่อถึงสิ้นปี เพื่อนำมาพิจารณาการขึ้นค่าตอบแทน และการให้โบนัส ส่งผลให้พนักงานมุ่งเน้นที่จะสร้างความสำเร็จระดับบุคคล จนอาจส่งผลให้เกิดความล้มเหลวระดับองค์กรได้

ในขณะที่ OKRs จะไม่ส่งเสริมให้มีการนำผลการดำเนินงานตามเป้าหมายของ OKRs มาใช้เป็นเครื่องมือหลักในการประเมินผลงานพนักงานเพื่อพิจารณาค่าตอบแทน แต่จะนำมาพิจารณาประกอบเท่านั้น โดยจะพิจารณาจากคุณค่า (Value) ที่พนักงานได้สร้างขึ้นผ่าน OKRs ของพนักงานและของหน่วยงาน มาประเมินร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ เช่น การทำได้ตาม KPI ที่เป็นงานประจำ การปฏิบัติตามค่านิยมขององค์กร การประเมิน 360 องศา และอื่นๆ

ทั้งนี้องค์กรอาจจะต้องมีการสร้างระบบ Reward & Recognition ในรูปแบบอื่นๆ เพื่อเป็นการส่งเสริมให้พนักงานเกิดแรงจูงใจที่จะทำให้เป้าหมายต่างๆ ใน OKRs ประสบความสำเร็จ เพราะเป็นเรื่องที่สำคัญขององค์กร

โดยสรุป ระบบ KPI จะนำผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น มาใช้เป็นเรื่องหลักในการประเมินผลงานของพนักงานเพื่อพิจารณาค่าตอบแทน (เงินเดือน โบนัส) แต่ OKRs จะไม่นำมาใช้ในการประเมินผลงานโดยตรง แต่จะพิจารณาถึงคุณค่า และสิ่งที่พนักงานทำตลอดทั้งปีผ่าน OKRs มาพิจารณาประกอบในบางส่วน ร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ

ทั้งหมดเป็นการเปรียบให้เห็นถึงความแตกต่างของการบริหารผลงานด้วย OKRs กับการบริหารผลงานด้วย KPI ว่ามีอะไรบ้าง และทำไมองค์กรต่างๆ ในปัจจุบันถึงหันมาให้ความสนใจกับการนำ OKRs มาใช้ในการบริหารผลงานแทนระบบ KPI (MBO) ที่ใช้อยู่เดิม โดยที่ยังมีการใช้ KPI ที่หมายถึง ดัชนีวัดผลการดำเนินงานที่สำคัญ (Key Performance Indicator) ในการวัดความสำเร็จของ OKRs ร่วมอยู่ด้วย