(ep01) กฎ OKRs 7 ข้อจาก Andy Grove

ผมใช้คำว่า กฏ อาจจะดูจริงจังไป เอาเป็นว่าที่จะเล่าให้ฟังนี้เป็นประเด็นสำคัญของ OKRs ที่ Andy Grove คนที่พัฒนาแนวทางในการบริหารผลงานด้วย OKRs ขึ้นมาได้พูดเอาไว้ โดย John Doerr ที่เคยทำงานร่วมกับ Andy Grove ได้เล่าไว้ในหนังสือ Measure What Matters ของตัวเอง

1) Less is more

ทำน้อยให้ได้มาก อย่าทำมากแล้วไม่ได้เรื่อง ในการกำหนดเรื่องที่จะมาบริหารด้วย OKRs จะต้องเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ และส่งผลกระทบในทางที่ดีอย่างมากต่อองค์กร และควรจะทำเพียงไม่กี่เรื่อง ภายในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น 3 เดือน เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรจะสามารถทำเรื่องต่างๆ เหล่านั้นให้ประสบความสำเร็จ มีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้นอย่างก้าวกระโดดได้ เพราะถ้าองค์กรเลือกที่จะทำหลายๆ เรื่องในเวลาเดียวกัน อาจส่งผลให้ไม่สามารถดูแลและลงมือทำได้อย่างเต็มที่ ต้องจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดไปในหลายๆ เรื่อง ทำให้ผลการดำเนินงานของแต่ละเรื่องไม่ดีเท่าที่ควรจะเป็น ซึ่งจะส่งผลให้องค์กรไม่สามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นแบบก้าวกระโดด รับมือกับการเปลี่ยนแปลง และยกระดับขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรได้

2) Set goal from the bottom up

ประเด็นสำคัญของการบริหารผลงานด้วย OKRs คือเน้นการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กรในการกำหนดเป้าหมาย และสิ่งที่จะทำ เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้ หรือที่เรียกว่า จากล่างขึ้นบน (Bottom up) นั่นเอง การที่พนักงานได้มีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมาย จะช่วยสร้างให้เกิดความรู้สึกของการเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร และหากความคิดต่างๆ ที่พนักงานเสนอ ได้รับการรับฟัง ยอมรับ และนำไปใช้ ก็จะยิ่งทำให้เกิดความภูมิใจและความผูกพันกับพนักงานมากขึ้น นอกจากนั้นยังช่วยทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกของการเป็นเจ้าของ (Ownership) เป้าหมายนั้นๆ ซึ่งจะนำไปสู่ความรับผิดชอบ (Accountability) ที่จะต้องทำเป้าหมายนั้นให้ประสบความสำเร็จให้ได้ด้วย

.

3) No dictating

คำว่า “ไม่เผด็จการ” ในมุมมองนี้จะหมายถึงการเปิดโอกาสให้ทุกคนในองค์กรได้มีอิสระในการแสดงความคิดเห็น เสนอแนะ ตั้งคำถามที่สงสัย พูดๆ ง่ายคือจะต้องสร้างให้เกิดพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจ หรือ Psychological safety ให้เกิดขึ้นในองค์กรนั่นเอง เหมือนกับที่หนึ่งในผู้ก่อตั้งร้านพิซซ่าแห่งหนึ่งในอเมริกาที่มีการนำ OKRs มาใช้บอกว่า ในการบริหารด้วย OKRs เราจะดูแลทุกเสียงของพนักงาน เราจะไม่ปล่อยให้พนักงานต้องไปแอบพูดคนเดียวในมุมห้อง นอกจากการเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นอย่างอิสระแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือ การเปิดใจรับฟังความคิดเห็นที่อาจจะแตกต่าง หรือแปลกใหม่ โดยปราศจากอคติ เพราะความเห็นที่แตกต่าง หรือแปลกใหม่ อาจจะนำมาซึ่งคำตอบที่องค์กรตามหามานานก็ได้ อาจทำให้เห็นถึงแนวทางใหม่ที่จะช่วยยกระดับขีดความสามารถอย่างก้าวกระโดดให้กับองค์กรได้

.

4) Stay flexible

การบริหารผลงานด้วย OKRs จะต้องมีความยืดหยุ่นสูง ไม่ยึดติดกับสิ่งที่ได้กำหนดไว้เพียงอย่างเดียว หากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น หรือมีข้อมูลใหม่เพิ่มมากขึ้น และพบว่า OKRs ที่กำหนดแล้ว มีความไม่เหมาะสม ก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอถึงสิ้นปีเหมือนระบบเดิมที่เคยใช้มา เช่น หากเวลาผ่านไปพบว่า Objective ที่กำหนดไว้ ไม่ใช่เรื่องสำคัญหรือเป็นประโยชน์กับองค์กรแล้ว ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องทำต่อ สามารถยกเลิกไปได้เลย ไม่ต้องรอให้ครบช่วงเวลาที่กำหนดไว้ หรือหากพบว่า Key Results ที่กำหนดไว้ จริงๆ แล้วไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรกับ Objective ที่เราต้องการ หรือไม่ได้ช่วยทำให้บรรลุเป้าหมายอย่างที่ต้องการได้ ก็สามารถเปลี่ยนแปลง Key Results ได้ อาจจะยกเลิกไปเลย หรือเปลี่ยนเป้าหมายเพราะกำหนดไว้น้อยเกินไป หรืออาจจะเพิ่ม Key Results ใหม่ๆ เข้ามาด้วย

.

ความยืดหยุ่นอีกแบบหนึ่งใน OKRs คือการกำหนดแนวทางในการติดตามผลการดำเนินงานที่สอดคล้องกับความสำคัญ และความอ่อนไหวของ OKRs แต่ละเรื่อง ไม่จำเป็นที่จะต้องใช้กรอบเวลาหรือวิธีการในการติดตามที่เหมือนกันทุก OKRs เหมือนกับการติดตามผลการดำเนินงานที่ผ่านมา ที่มักจะกำหนดเป็นการประชุมติดตามผลงานเดือนละครั้ง แต่การติดตามผลงานของ OKRs ในบางเรื่องอาจจะเป็นการติดตามทุกเดือน บางเรื่องทุกสัปดาห์ หรือบางเรื่องอาจจะต้องมีการติดตามทุกวัน เพื่อให้องค์กรสามารถรับรู้สิ่งที่เกิดขึ้น และตัดสินใจดำเนินการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว เท่าทันกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายต่างๆ ตามที่ต้องการได้

.

5) Dare to fail

ความกลัวที่จะล้มเหลว จะนำมาซึ่งการกำหนดเป้าหมายที่ง่ายๆ ที่มั่นใจว่าทำได้อย่างแน่นอน จนอาจจะทำให้ได้ผลการดำเนินงานที่น้อยเกินไป ส่งผลกระทบต่อองค์กร ที่จะไม่สามารถสร้างการเติบโตได้อย่างยั่งยืน ไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ ไม่สามารถยกระดับขีดความสามารถให้เหนือกว่าคู่แข่งได้ รวมถึงไม่สามารถสร้างโอกาสในตลาดหรือลูกค้าใหม่ๆ ได้

ความกลัวที่จะล้มเหลว ยังส่งผลให้กำหนดเป้าหมาย และวางแผนดำเนินงานเท่าที่มีความรู้หรือมีข้อมูลอยู่แล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถทำได้อย่างแน่นอน จนขาดโอกาสที่จะได้พัฒนาตัวเองให้มีศักยภาพเพิ่มมากขึ้น เพราะการกำหนดเป้าหมายที่ท้าทาย ที่ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรถึงจะบรรลุเป้าหมายนั้นได้ จะช่วยให้พนักงานต้องพัฒนาตัวเอง หาความรู้เพิ่มมากขึ้น เพื่อให้มีความสามารถในการสร้างความสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่ท้าทายนั้น การนำมา OKRs มาใช้ ต้องเปลี่ยนความคิดที่มุ่งเน้นแต่ความสำเร็จระดับบุคคล จนกลายเป็นความล้มเหลวระดับองค์กรไป

.

6) Tool not weapon

การนำ OKRs มาใช้ในองค์กร จะต้องมองว่าเป็นเครื่องมือที่จะมาช่วยในการพัฒนาองค์กรให้มีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องและก้าวกระโดด รวมถึงพัฒนาบุคลากรในองค์กรให้มีความรู้ ความสามารถเพิ่มมากขึ้น ไม่ใช่เอามาเป็นอาวุธ เพื่อใช้ในการตัดสิน และลงโทษกัน รวมถึงไม่นำมาใช้ เพื่อทำให้เกิดความขัดแย้งกันในองค์กร แต่ OKRs จะเป็นเครื่องมือที่เน้นให้เกิดการทำงานร่วมกัน (Collaboration) เป็นหลัก

7) Be patient

หนึ่งในคำถามที่ผมเคยถามผู้บริหารองค์กรในไทยที่มีการนำ OKRs มาใช้ ว่ามีคำแนะนำอะไรกับองค์กรที่สนใจจะนำมาใช้บ้างไหม ส่วนใหญ่จะพูดคล้ายๆ กันว่าถ้าจะนำ OKRs มาใช้ ผู้บริหารในองค์กรจะต้องมีความอดทน มุ่งมั่น และทุ่มเทในการทำอย่างต่อเนื่อง เพราะการนำ OKRs มาใช้ อาจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในองค์กร และอาจจะไม่เห็นผลดีที่จะเกิดขึ้นในเวลาอันสั้น ซึ่งจะต้องใช้เวลา รวมถึงอาจจะมีแรงต้านจากคนในองค์กรที่ไม่เห็นด้วย ที่จะต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจ และทดลองทำในบางส่วนงาน เพื่อให้เกิดการยอมรับ และสามารถปรับตัวกับแนวทางใหม่ที่นำมาใช้

ทั้งหมดเป็นข้อคิดดีๆ จาก Andy Grove ที่พูดถึงการนำ OKRs มาใช้ หลังจากที่เขาเป็นคนพัฒนาแนวทางนี้ขึ้นมาเมื่อกว่า 50 ปีที่แล้ว ถึงทุกวันนี้ทั้ง 7 ข้อยังเป็นกฏหรือประเด็นสำคัญที่เหมาะสมและทันสมัยอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม องค์กรต่างๆ เมื่อมีการนำ OKRs มาใช้ ก็อาจจะทำให้ค้นพบกฏข้อที่ 8 และอีกหลายๆ ข้อที่เหมาะสมกับองค์กรเพิ่มขึ้นมาก็ได้

.