(ep19) OKRs ทีละขั้นทีละตอน (Step by Step of OKRs)

ในบทความนี้จะแนะนำถึงการนำ OKRs มาใช้ในการองค์กร ว่าจะมีขั้นตอนอะไรบ้าง ขอเริ่มเลยแล้วกันครับ

1. ทำความเข้าใจว่า OKRs คืออะไร และจะเอามาใช้ทำอะไร

สิ่งแรกเลยก่อนที่จะตัดสินใจนำ OKRs มาใช้ในการบริหารงาน จะต้องทำความรู้จักก่อนว่า OKRs คืออะไรและเอาไว้ทำอะไร ไม่ใช่เห็นคนอื่นทำ ก็จะทำบ้าง และเมื่อได้เรียนรู้จนเข้าใจแล้วว่า OKRs คืออะไร เอาไว้ทำอะไร ค่อยมาพิจารณาว่าเหมาะกับการนำมาใช้ในองค์กรเราหรือไม่ มีความจำเป็นมากน้อยเพียงใด OKRs จะช่วยแก้ปัญหาในการบริหารผลงานของเราได้หรือไม่ หรือจะช่วยตอบสนองความต้องการขององค์กรในการสร้างความสำเร็จได้หรือไม่ ถ้าคำตอบของคำถามเหล่านี้ บอกว่า OKRs เป็นเครื่องมือที่ใช่สำหรับเรา ก็ลงมือทำเลย

2. ผู้บริหารมีความมุ่งมั่นและสนับสนุนอย่างเต็มที่ในการนำ OKRs มาใช้

มีคนถามผมเสมอว่าอะไรเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การนำ OKRs มาใช้ประสบความสำเร็จหรือไม่ ผมมักจะตอบเสมอว่า ผู้บริหารขององค์กรเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดเลย ถ้าผู้บริหารไม่เข้าใจเรื่องนี้ ก็ยากที่จะเกิดประโยชน์ เห็นหลายๆ องค์กรส่งทีมงานมาเรียนรู้ OKRs เพื่อนำไปทำ แต่ผู้บริหารกลับไม่สนใจจะเรียนรู้ ทีมงานก็จะคงจะทำงานลำบากมาก

ดังนั้น หลังจากที่ได้ศึกษาแล้วว่า OKRs มีความเหมาะสม และจะช่วยพัฒนาองค์กรได้แล้ว ผู้บริหารจะต้องแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่น เอาใจใส่และสนับสนุนทีมงานอย่างเต็มที่ด้วย รวมถึงผู้บริหารควรจะลงมาขับเคลื่อนเรื่องนี้ด้วยตัวเอง เพื่อเป็นต้นแบบที่ดีให้คนทั้งองค์กรเห็นความสำคัญและลงมือทำกันอย่างเต็มที่

อย่าง Google ที่มีการนำ OKRs มาใช้จนสร้างความสำเร็จอย่างต่อเนื่องนั้น CEO ทั้งสามคน ไม่ว่าจะเป็น Eric Schmidt หรือ Larry Page หรือล่าสุด Sundar Pichai ต่างก็ให้ความสำคัญและลงมือเขียน OKRs ของบริษัทด้วยตัวเอง รวมถึงทำการประเมินและรายงานผล OKRs ด้วยตัวเองอย่างต่อเนื่อง

การสนับสนุนของผู้บริหาร เริ่มตั้งแต่การสื่อสารทั่วทั้งองค์กรด้วยตนเอง ให้กับทุกคนในองค์กรได้เข้าใจถึงเหตุผลว่าทำไมถึงนำ OKRs มาใช้ และจะได้ประโยชน์อะไร การกำหนด OKRs ระดับองค์กรด้วยตนเอง การติดตามประเมินผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ไม่ขาดตกบกพร่อง การลงมือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว การให้กำลังใจกับทีมงาน รวมไปถึงการปรับเปลี่ยนกระบวนการอื่นๆ เพื่อเชื่อมโยงกับการนำ OKRs มาใช้ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การพัฒนาบุคลากร การประเมินผลงาน เป็นต้น

3. กำหนดทิศทางขององค์กรที่ชัดเจน และก้าวกระโดด

ก่อนที่จะมีการกำหนด OKRs ในระดับองค์กร ทั้ง Objective (วัตถุประสงค์) และ Key Results (ผลลัพธ์ที่สำคัญ) ผู้บริหารขององค์กรจะต้องกำหนดทิศทางขององค์กรให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการให้องค์กรมุ่งไปทางไหน ต้องการสร้างความสำเร็จในเรื่องอะไร ซึ่งส่วนใหญ่ของทิศทางองค์กร จะอยู่ในรูปของพันธกิจ (Mission) และวิสัยทัศน์ (Vision)

ทั้งนี้พันธกิจและวิสัยทัศน์ที่กำหนดขึ้น จะต้องมีความชัดเจน เป็นรูปธรรม มีความเฉพาะเจาะจง มีความท้าทาย มีกรอบเวลาที่ชัดเจน และก่อให้เกิดประโยชน์ที่ดีขึ้นกับองค์กร จากนั้นทำการสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรได้เข้าใจ และมองเห็นภาพตรงกัน เพราะหากกำหนดมาไม่ชัดเจน จะส่งผลต่อการกำหนด OKRs ที่ไม่ถูกต้อง ไม่ตรงตามที่องค์กรต้องการ และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง

4. กำหนด Objective และ Key Results ระดับองค์กร

จากทิศทางขององค์กร ก็จะนำมาสู่การกำหนด OKRs ระดับองค์กร (Company OKRs) โดยอาจจะเริ่มต้นจากการกำหนด Objective รายปีก่อนว่า ในปีนี้ต้องการประสบความสำเร็จในเรื่องอะไร จากนั้น จึงนำมากำหนดเป็น Objective ในกรอบเวลาที่สั้นลง เป็น Objective รายไตรมาส (Quarterly OKRs) ว่าจากความสำเร็จที่ต้องการในปีนี้ ในไตรมาสแรกต้องการให้สำเร็จในเรื่องอะไร

จาก Objective ที่กำหนดขึ้น นำมาสู่การกำหนด KR หรือ ผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Results) ที่จะช่วยทำให้ Objective สำเร็จได้ตามที่ต้องการ ซึ่ง KR ที่กำหนดจะต้องสอดคล้องกันกับ Objective ที่ได้กำหนดไว้

ทั้งนี้ในแต่ละไตรมาส ควรจะกำหนด Objective เพียง 3-5 เรื่องเท่านั้น เพราะถ้ากำหนดมากเกินไป จะทำให้ไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ ดังนั้น จึงต้องเลือกเรื่องที่สำคัญ ที่มีประโยชน์กับองค์กรจริง และเช่นกัน ในแต่ละ Objective ก็จะมี Key Results แค่ 3-5 เรื่องเช่นกัน

5. ถ่ายทอดสู่ OKRs ในระดับหน่วยงาน ทีมงาน และระดับบุคคล

เมื่อมีการกำหนด OKRs ในระดับบริษัท (Company OKRs) แล้ว เพื่อให้เกิดการดำเนินงานจนประสบความสำเร็จ จะต้องมีการนำไปสู่การปฏิบัติ (Execution) โดยการถ่ายทอดไปสู่ OKRs ระดับหน่วยงาน (Department OKRs) ระดับทีมงาน (Team OKRs) ลงไปถึงระดับบุคคล (Individual OKRs)

นอกจากการถ่ายทอดแบบบนลงล่าง (Top Down) จากระดับบริษัท ลงมาระดับหน่วยงาน ถึงระดับบุคคลแล้ว อีกแนวทางหนึ่งในการกำหนด OKRs จะเป็นการกำหนดจากล่างขึ้นบน (Bottom Up) โดยให้แต่ละหน่วยงาน ทีมงาน หรือแต่ละคน ได้นำเสนอ OKRs ของหน่วยงานหรือของตัวเองว่าจะทำอะไรในงานที่ตัวเองรับผิดชอบ ที่จะช่วยทำให้ OKRs ของบริษัทประสบความสำเร็จ

6. กำหนดแผนปฏิบัติการ เพื่อให้บรรลุ Key Results ในแต่ละข้อ

เมื่อมีการกำหนด OKRs ในทุกระดับแล้ว เพื่อให้เกิดผลลัพธ์อย่างที่ต้องการ จะต้องมีการกำหนดแผนปฏิบัติการ หรือสิ่งที่จะต้องทำ (Key Action) ที่ชัดเจนและสอดคล้องกับ OKRs ที่กำหนดไว้

ทั้งนี้ แผนปฏิบัติการ (Key Action) จะต้องมีความชัดเจน เป็นรูปธรรม ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบ กรอบเวลาที่จะต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ ทรัพยากรที่ต้องการเพื่อให้แผนงานสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็น งบประมาณที่ต้องใช้ เครื่องมืออุปกรณ์ วัสดุ การสื่อสาร การขนส่ง อาคารสถานที่ รวมไปถึงความรู้ที่จำเป็น

จากนั้นเจ้าของ OKRs ก็จะนำแผนปฏิบัติการ หรือ Key Actions ที่กำหนดขึ้นไปปฏิบัติ

7. ติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของ OKRs (รายเดือน)

เมื่อมีการนำแผนปฏิบัติการไปปฏิบัติแล้ว ในแต่ละเดือน (บางองค์กรก็เป็นรายสัปดาห์) เจ้าของ OKRs จะต้องมีการทบทวน ติดตาม และประเมินความก้าวหน้าหรือความสำเร็จทั้งของแผนปฏิบัติการ ผลลัพธ์ที่สำคัญ และวัตถุประสงค์

นอกจากจะติดตามความก้าวหน้าและความสำเร็จแล้ว เจ้าของ OKRs ก็ควรจะได้มีการทบทวน และประเมินตนเองด้วยว่าได้ทำอะไรลงไปบ้าง อะไรที่เป็นสิ่งที่ดีที่ได้ทำไปแล้วส่งผลให้การดำเนินงานมีความก้าวหน้าหรือมีความสำเร็จ อะไรที่ยังทำได้ไม่ดี อะไรที่ยังไม่ได้ทำ มีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรเกิดขึ้นบ้าง มีอะไรที่เป็นโอกาสดีๆ ที่เกิดขึ้น จะต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงบ้างในเดือนถัดไป และเราได้เรียนรู้อะไรบ้างจากผลงานที่เกิดขึ้น

ตรงนี้เราเรียกว่า การประเมินตนเอง (Self assessment)

นอกจากประเมินตนเองแล้ว องค์กรจะต้องจัดให้มีการติดตาม ทบทวน และประเมินผลการดำเนินงานร่วมกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องที่เป็นเจ้าของ OKRs บางองค์กรจะเรียกกระบวนการนี้ว่า Check-In

การติดตามผลการดำเนินงานนี้ จะทำกันเป็นประจำทุกเดือน เพื่อติดตามความก้าวหน้า และความสำเร็จของ OKRs ว่าเป็นอย่างไรบ้าง เกิดเหตุการณ์สำคัญอะไรขึ้นบ้าง มีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรในการทำงาน อะไรคือปัจจัยความสำเร็จ เจ้าของ OKRs ได้เรียนรู้อะไรบ้างจากสิ่งที่เกิดขึ้น มีอะไรที่จะต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มเติมสำหรับในเดือนถัดไป และต้องการให้หัวหน้าหรือบริษัทช่วยอะไรบ้างเพื่อที่จะให้ OKRs นั้นๆ ประสบความสำเร็จ

ทั้งนี้เทคนิคที่สำคัญที่หัวหน้าต้องใช้เพื่อให้การทบทวนผลการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ ช่วยให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาของเจ้าของ OKRs ด้วยนั่นคือ CFR

CFR มาจากคำว่า Conversation Feedback และ Recognition นั่นคือในการติดตาม ทบทวนและประเมินผล OKRs นั้น จะต้องสร้างให้เกิดการสนทนาอย่างมีคุณภาพ ไม่ใช่การสั่งงาน หรือการตัดสินผลงาน เพราะจะทำให้ไม่เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ที่จะช่วยให้เกิดการพัฒนาทั้งกับหัวหน้าและเจ้าของ OKRs ได้

การสนทนาอย่างมีคุณภาพ จะเป็นการเปิดพื้นที่ในการพูดคุยให้กับเจ้าของ OKRs ได้บอกเล่าอย่างอิสระและเปิดกว้างถึงเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างสบายใจและเต็มที่ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน ส่วนหัวหน้าจะเน้นการตั้งคำถาม และรับฟัง เพื่อให้รับรู้และเข้าใจกับสิ่งที่เกิดขึ้น มากกว่าที่จะไปชี้แนะหรือสั่งการ โดยเจ้าของ OKRs จะมีสัดส่วนในการพูดที่มากกว่าหัวหน้า

นอกจากการสนทนาแล้ว หัวหน้าอาจจะสอดแทรกด้วยการให้ข้อมูลป้อนกลับ หรือ Feedback เป็นระยะๆ เพื่อให้เกิดการสะท้อนให้เห็นถึงมุมมองหรือข้อมูลที่เจ้าของ OKRs ยังมองไม่เห็น หรือไม่รู้ รวมถึงยินดีที่จะรับ Feedback จากลูกน้อง เพื่อนำมาปรับปรุงการบริหารงานของหัวหน้าได้อีกด้วย

และที่สำคัญ ควรมีการให้กำลังใจหากผลงานยังไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ ชื่นชมกับความสำเร็จที่เกิดขึ้นด้วย (Recognition) รวมถึงขอบคุณกับความตั้งใจ และความทุ่มเทของพนักงานที่พยายามสร้างความสำเร็จให้เกิดขึ้นกับองค์กร

ดังนั้น ทักษะที่สำคัญของหัวหน้าในการทบทวนผลงานตาม OKRs นี้ ก็คือ การโค้ช (Coaching) นั่นเอง

8. ปรับเปลี่ยนการดำเนินงาน หรือเปลี่ยนแปลง Key Results (ถ้าจำเป็น)

เมื่อทำการติดตามประเมินผลความก้าวหน้า หรือความสำเร็จแล้ว ก็จะนำมาพิจารณาว่าจะทำอย่างไรต่อ เช่น เราอาจจะพบว่ามีการดำเนินการจนผลลัพธ์ที่สำคัญ (KR) ประสบความสำเร็จ หรือมีความก้าวหน้า แต่ทำไมวัตถุประสงค์ (O) กลับไม่เปลี่ยนแปลงในทิศทางที่ดีขึ้น นั่นอาจจะเป็นเพราะว่าเป็นผลลัพธ์ที่สำคัญ (KR) ที่ไม่ใช่ ไม่สัมพันธ์สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ (O) หรืออาจจะมีการกำหนดหัวข้อของผลลัพธ์ที่สำคัญน้อยเกินไป หรืออาจจะมาจากการกำหนดเป้าหมายของผลลัพธ์ที่สำคัญน้อยเกินไป เลยทำให้เมื่อดำเนินการได้ถึงเป้าหมายของผลลัพธที่สำคัญแล้ว แต่ไม่เพียงพอที่จะทำให้วัตถุประสงค์ประสบความสำเร็จได้

หากพบว่าผลลัพธ์ที่สำคัญไม่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ก็สามารถยกเลิกผลลัพธ์ที่สำคัญ (KR) นั้นไปเลย แล้วกำหนด KR ใหม่ขึ้นมาแทนที่คาดว่าจะส่งผลต่อวัตถุประสงค์ (O) มากกว่า หรือหากพบว่ามีการกำหนด KR น้อยเกินไป ก็สามารถกำหนดเพิ่มขึ้นมาอีกก็ได้ หรือหากพบว่าตั้งเป้าหมายของ KR น้อยเกินไป ก็สามารถขยายไปออกไปอีก (Stretch Goal) เพื่อให้วัตถุประสงค์ ประสบความสำเร็จอย่างที่ต้องการ

นอกจากนั้น อาจจะมีการทบทวนเพื่อปรับเปลี่ยนการดำเนินการ (Key Action) เพื่อที่จะช่วยให้ผลลัพธ์ที่สำคัญสามารถบรรลุตามเป้าหมายที่ต้องการได้

9. เมื่อสิ้นสุดไตรมาส ให้มีการประเมินและทบทวนตัวเอง

และเมื่อมีการดำเนินการจนสิ้นสุดไตรมาส หรือรอบเวลาของการดำเนินการ OKRs ไม่ว่าผลการดำเนินงานที่ได้จะได้ตามเป้าหมายที่ต้องการ หรือไม่ได้ก็ตาม เจ้าของ OKRs ควรจะได้มีการประเมินตนเองว่าที่ผ่านมาการทำงานเป็นอย่างไรบ้าง

ตั้งแต่การให้คะแนนความสำเร็จของตัวเอง โดยจะเป็นการให้คะแนนที่ผลลัพธ์ที่สำคัญ (KR) และดูความสัมพันธ์ของคะแนนที่ได้จาก KR กับความสำเร็จของวัตถุประสงค์ รวมถึงการวิเคราะห์ว่าในช่วงไตรมาสที่ผ่านมา ได้เกิดเหตุการณ์อะไรบ้าง เหตุการณ์ใดที่เป็นโอกาสที่ดีต่อการดำเนินงาน และเหตุการณ์ใดบ้างที่ส่งผลกระทบในทางลบต่อเป้าหมายของ OKRs ที่กำหนดไว้

จากนั้นให้ทำการสะท้อนตัวเอง (Reflection) ว่าที่ผ่านมา เราทำอะไรได้ดี มีอะไรที่เราไม่ได้ทำ มีอะไรที่เราจะต้องปรับปรุง เปลี่ยนแปลงแก้ไขสำหรับการทำงานในไตรมาสถัดไป ต้องการให้ผู้บริหารช่วยเหลืออะไร หรือต้องการให้หน่วยงานอื่นมาสนับสนุนอะไรบ้าง เพื่อให้การทำงานในไตรมาสหน้าประสบความสำเร็จได้

10. กำหนด OKRs ในไตรมาสถัดไป

จากนั้นนำมาสู่การกำหนด OKRs สำหรับในไตรมาสถัดไป โดยจะเริ่มต้นจากการกำหนด OKRs ระดับองค์กร ว่าองค์กรต้องการสำเร็จในเรื่องอะไรบ้าง ทั้งนี้ OKRs ระดับองค์กรสำหรับไตรมาสถัดไป อาจจะเป็นเรื่องเดิม เป้าหมายเดิม หากยังไม่ประสบความสำเร็จ และเห็นว่ายังจำเป็นที่จะต้องทำต่อ

หรืออาจจะยังคง OKRs เดิม แต่มีการปรับเป้าหมายให้เพิ่มขึ้น ให้ท้าทายมากขึ้น เพื่อให้เกิดผลดีกับองค์กรมากขึ้นด้วย หรืออาจจะเปลี่ยนไปทำ OKRs เรื่องใหม่ และยกเลิก OKRs เดิม หากเห็นว่าไม่มีความจำเป็นที่จะต้องทำต่อแล้ว ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นเป็นที่พอใจสำหรับองค์กรแล้ว ก็ให้ดำเนินการในเรื่องอื่นต่อไป

ทั้งหมดเป็นภาพรวมของการนำ OKRs มาใช้ในองค์กรแบบทีละขั้น ทีละตอน ซึ่งหากต้องการให้การดำเนินงานประสบความสำเร็จ และช่วยพัฒนาศักยภาพของคนในองค์กรด้วย จำเป็นที่จะต้องมีการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการนำ OKRs รวมถึงการนำ CFR หรือ Conversation Feedback และ Recognition มาใช้ร่วมกันกับ OKRs จะพัฒนาสู่การบริหารผลงานแบบต่อเนื่อง หรือ Continuous Performance Management (CPM)